Rechtzeitige Erfüllung der Mitwirkungspflichten des Arbeitgebers hinsichtlich Urlaubsansprüche

Kurz vor dem Jahreswechsel möchten wir Sie auf ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts 31.01.2023 (Az. 9 AZR 107/20) und die daraus resultierenden Mitwirkungsobliegenheiten der Arbeitgeber hinsichtlich der Inanspruchnahme von Urlaub hinweisen.

In diesem Fall hatte das Bundesarbeitsgericht über Urlaubsabgeltungsansprüche eines Arbeitnehmers aus dem Jahr 2016 zu entscheiden, der im Januar 2016 erkrankte und bis zur Beendigung seines Arbeitsverhältnisses im Februar 2019 durchgehend arbeitsunfähig war.

In seinem Urteil führte das Bundesarbeitsgericht aus, dass der Urlaubsanspruch eines Arbeitnehmers, der im Verlauf des Bezugszeitraums gearbeitet hat, bevor er arbeitsunfähig erkrankt ist, nur dann nach Ablauf der 15Monatsfrist verfällt, wenn der Arbeitgeber die Inanspruchnahme des Urlaubs zuvor in gebotener Weise ermöglicht hat. Dies bedeutet, dass der Arbeitgeber rechtzeitig die Initiative ergreifen muss, da erst die Erfüllung der arbeitgeberseitigen Mitwirkungsobliegenheiten den Arbeitnehmer in die Lage zur Verwirklichung seines Urlaubs versetzt.

Hinsichtlich des unterjährigen Eintritts der Arbeitsunfähigkeit stellte das Bundesarbeitsgericht weiter dar, dass es dem Arbeitgeber möglich sein müsse, seiner Aufforderungs- und Hinweisobliegenheit nachzukommen. Da der Urlaubsanspruch der Arbeitnehmer jeweils am 1. Januar eines jeden Jahres entstehe und der Arbeitgeber seiner Obliegenheiten unverzüglich nachkommen müsse, fordert das Bundesarbeitsgericht in der oben bezeichneten Entscheidung einen entsprechenden Hinweis an die Arbeitnehmer in der ersten (Urlaubs)Woche des Kalenderjahres. Dies begründet das Bundesarbeitsgericht damit, dass die Berechnung des Urlaubsanspruchs und die Formulierung der Belehrung regelmäßig keine besonderen Schwierigkeiten bereite. Daher sei unter normalen Umständen eine Zeitspanne von einer (Urlaubs-)Woche ausreichend. Etwas anderes könne nur in Ausnahmefällen, etwa bei Betriebsferien zu Jahresbeginn gelten. In den Regelfällen erachtet das Bundesarbeitsgericht einen Hinweis allerdings nicht mehr als unverzüglich, wenn der Arbeitgeber seine Mitwirkungs- und Hinweisobliegenheiten erst später als eine Urlaubswoche, also später als fünf Arbeitstage nach der Urlaubsentstehung erfüllt.

Entsprechend der Argumentation des Bundesarbeitsgerichts in dem oben genannten Urteil, empfehlen wir Ihnen daher dringend, bereits in der ersten (Urlaubs-)Woche des Kalenderjahres 2024 sämtliche Arbeitnehmer über ihren noch verbliebenen Resturlaubsanspruch zu informieren, sie zur Inanspruchnahme dieses Urlaubs aufzufordern und auf den Verfall ihres Urlaubsanspruchs zum Jahresende bzw. zum Ende des jeweiligen Übertragungszeitraumes hinzuweisen. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist zudem davon auszugehen, dass im Falle des unterjährigen Eintritts der Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers die Resturlaubsansprüche nur dann nach Ablauf der 15-Monatsfrist verfallen, wenn der Arbeitgeber die Inanspruchnahme des Urlaubs zuvor durch einen unverzüglichen Hinweis innerhalb der ersten fünf Arbeitstage ermöglicht hat.
 
Für Fragen können Sie sich jederzeit gerne an Ihr SHP-Arbeitsrechtsteam wenden.