Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Die fortschreitende Digitalisierung bringt auch erhebliche Änderungen im Gesundheitssektor mit sich und macht dabei auch vor dem „gelben Schein" keinen Halt: Die Papierscheine, mit denen Arbeitnehmer ihren Arbeitgebern gegenüber zurzeit noch das Vorliegen einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit nachweisen, soll es in Zukunft nicht mehr geben. Abgelöst werden diese durch die sogenannte elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU). Aufgrund vermehrter Anfragen von Arbeitgebermandanten möchten wir mit diesem Schreiben einen kurzen Überblick über die bisher erfolgten Änderungen, den derzeitigen Zeitplan und das zukünftige Verfahren zur eAU geben. Da die Einführung der eAU mit Arbeitgebern, Arbeitnehmern, den Arztpraxen und den Krankenkassen verschiedene Akteure betrifft, wird sie in unterschiedlichen Phasen umgesetzt.

1. Phase
In der 1. Phase, die am 01.10.2021 bereits begonnen hat, sollen die Informationen zur AU elektronisch von den Vertragsärzten an die Krankenkassen übermittelt werden. Seit dem 01.01.2022 ist diese Übermittlung verpflichtend, sofern die technischen Voraussetzungen dafür gegeben sind. Hierdurch ist es nicht mehr erforderlich, dass Arbeitnehmern eine Ausfertigung der AU-Bescheinigung zur Vorlage bei der Krankenkasse in Papierform ausgestellt wird. Diese Phase hat zunächst keine Auswirkungen auf den Arbeitgeber.

Übergangsphase/Pilotphase
Seit dem 01.01.2022 können die Arbeitgeber im Rahmen eines Pilotverfahrens die eAU-Daten bei den Krankenkassen abfragen. Hierbei handelt es sich um eine Übergangsphase, in der diese Möglichkeit noch nicht verpflichtend genutzt werden muss. Diese Übergangsphase sollte zunächst bis zum 30.06.2022 andauern. Da viele Arztpraxen technisch noch nicht für die Datenübermittlung im eAU-Verfahren ausgerüstet sind und die Praxen in Anbetracht der Corona-Pandemie entlastet werden sollten, endet die Pilotphase nun erst am 31.12.2022. Erst ab diesem Zeitpunkt sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Daten erkrankter Mitarbeiter elektronisch bei deren Krankenkasse abzurufen. Bis zum 31.12.2022 erhalten dementsprechend alle Arbeitnehmer weiterhin eine Ausfertigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber in Papierform. Sie sind auch nach den bisher geltenden vertraglichen bzw. gesetzlichen Bestimmungen dazu verpflichtet, diese rechtzeitig vorzulegen. Mit dem obligatorischen Start des eAU-Verfahrens am 01.01.2023 fällt dieser Schritt weg.

2. Phase
Ab dem 01.01.2023 gilt Folgendes: Nach wie vor muss der Arbeitnehmer seine Arbeitsunfähigkeit unverzüglich beim Arbeitgeber anzeigen. Dauert diese länger als drei Kalendertage, ist er dazu verpflichtet, sie durch eine ärztliche Feststellung der Arbeitsunfähigkeit am 4. Tag der Arbeitsunfähigkeit nachzuweisen (gesetzliche Regelung). Insoweit ergeben sich durch die Einführung der eAU keine Änderungen. Anstatt dass der Arzt eine Ausfertigung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung für den Arbeitgeber erstellt und der Arbeitnehmer sie überbringt, muss der Arbeitgeber diese Informationen nun selbst bei der Krankenkasse abfragen. Um am eAU-Verfahren teilzunehmen, benötigen Arbeitgeber oder ihre Steuerberater ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm, eine elektronisch gestützte, systemgeprüfte Ausfüllhilfe oder ein systemuntersuchtes Zeiterfassungssystem. Die Daten werden über den Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung nach vorheriger Anforderung für den einzelnen Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt. Die Übermittlung der Informationen von der Arztpraxis an die Krankenkasse und deren Bereitstellung durch die Krankenkasse zur Abrufung durch den Arbeitgeber benötigt etwas Zeit. Daher sollte der Arbeitgeber die Daten zeitversetzt erst einen Tag, nachdem der Arbeitnehmer zur Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung verpflichtet war, abfragen. Hierzu folgendes Beispiel: Nach der gesetzlichen Regelung ist die AU durch ein ärztliches Attest nachzuweisen, wenn sie länger als 3 Tage dauert. Dies bedeutet, dass der Arbeitnehmer am 4. Tag einen Arzt aufsuchen muss. Somit sollte die Abfrage frühestens am 5. Kalendertag der dem Arbeitgeber durch den Arbeitnehmer gemeldeten AU erfolgen. Sieht die vertragliche Regelung hingegen vor, dass die AU abweichend von der gesetzlichen Regelung bereits am 1. Tag der AU nachzuweisen ist, sollte die Abfrage nicht vor dem 2. Tag der AU erfolgen.